REGULAMIN UCZESTNICTWA W ZAJĘCIACH ORGANIZOWANYCH W OŚWIĘCIMSKIM CENTRUM KULTURY ORAZ OSIEDLOWYM DOMU KULTURY ZASOLE
POSTANOWIENIA OGÓLNE:
1. Regulamin określa zasady uczestnictwa w zajęciach zespołów artystycznych, sekcji zainteresowań, kursów, warsztatów oraz zajęć wakacyjnych i zajęć podczas ferii zimowych organizowanych przez Oświęcimskie Centrum Kultury w Oświęcimiu (z siedzibą w Oświęcimiu przy ul. Śniadeckiego 24) oraz przez działający w jego strukturach Osiedlowy Dom Kultury Zasole (z siedzibą w Oświęcimiu przy ul. Obozowej 16) – dalej w Regulaminie zwane wspólnie Oświęcimskie Centrum Kultury lub OCK.
2. Zajęcia w ramach warsztatów, zespołów, sekcji zainteresowań, kursów i warsztatów oraz zajęć wakacyjnych i zajęć podczas ferii zimowych adresowane są do dzieci, młodzieży i dorosłych, przede wszystkim zamieszkujących na terenie miasta Oświęcim. Chętni spoza Oświęcimia przyjmowani będą w miarę wolnych miejsc.
3. Zajęcia odbywają się w siedzibach OCK w Oświęcimiu opisanych w punkcie 1. Część zajęć odbywa się w sali tanecznej przy ul. Solskiego 2 w Oświęcimiu, o czym uczestnik/ prawny opiekun jest informowany przy zapisie.
4. Zajęcia prowadzone są w grupach z podziałem na odpowiednie kategorie wiekowe. Na wszystkie zajęcia obowiązują zapisy oraz limity miejsc.
5. Terminy zajęć podane są na stronie internetowej oraz w siedzibie OCK. O wszelkich zmianach terminu i odwołanych zajęciach uczestnicy są informowani przez instruktorów lub pracowników OCK, a także za pomocą informacji zamieszczanych na profilu fanpage FB prowadzonego przez OCK.
I. Warunki uczestnictwa
1. Warunkiem uczestnictwa w zajęciach organizowanych przez Oświęcimskie Centrum Kultury jest:
– zgłoszenie uczestnika zajęć w okresie prowadzenia zapisów do sekcji i zespołów poprzez wypełnienie i dostarczenie Karty uczestnictwa zgodnie ze wzorem dostępnym na stronie internetowej lub w siedzibie OCK.
(Karta uczestnictwa w zajęciach dla osoby pełnoletniej stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu; Karta uczestnictwa w zajęciach dla osoby niepełnoletniej stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu; Karta kwalifikacyjna zajęć wakacyjnych i feryjnych stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu; Karta uczestnictwa zajęć wakacyjnych i feryjnych stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu)
– zapoznanie się z obowiązującym regulaminem zajęć i akceptacja jego postanowień – w przypadku zajęć płatnych terminowe uiszczanie opłat za zajęcia.
2. W zajęciach organizowanych przez OCK mogą brać udział wyłącznie osoby zdrowe.
II. Opłaty za zajęcia
1. Wysokość opłat za uczestnictwo w zajęciach organizowanych przez OCK w Oświęcimiu reguluje cennik wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora OCK w Oświęcimiu, dostępny na stronie www.ock.org.pl
2. Opłaty wnoszone są do 10-go dnia każdego miesiąca za dany miesiąc.
3. Miesięczna opłata za zajęcia jest stała i niezależna od ilości zajęć przypadających w danym miesiącu.
4. Opłata za zajęcia naliczana jest bez względu na absencję uczestnika zajęć, wyjątek stanowi nieobecność uczestnika przez cały miesiąc, spowodowana chorobą.
5. Opłat można dokonywać w kasie OCK w godzinach jej otwarcia, lub przelewem na konto w BS Spółdzielczym w Zatorze na numer: 42 8136 0000 0030 0298 2000 0010 (w tytule przelewu musi być podane: imię i nazwisko uczestnika, forma zajęć oraz określenie miesiąca, za który wpłata jest wnoszona).
6. Rezygnacja lub skreślenie z listy uczestników zajęć następuje w sytuacji, gdy uczestnik nie wniesie opłaty przez kolejne dwa miesiące lub zgłosi instruktorowi rezygnację.
7. Dokonywanie opłat za zajęcia kontrolowane jest przez instruktorów prowadzących zajęcia.
III. Organizacja zajęć
1. Zajęcia odbywają się według ustalonego i podanego do wiadomości uczestników grafiku.
2. OCK zastrzega sobie prawo do zmian w grafiku zajęć, o czym zobowiązuje się poinformować uczestników zajęć lub w przypadku uczestników małoletnich ich rodziców/opiekunów.
3. Odwołanie, przeniesienie lub odpracowanie zajęć może nastąpić po wcześniejszym powiadomieniu uczestników zajęć lub w przypadku uczestników małoletnich ich rodziców/opiekunów.
4. Uczestnik zajęć jest zobowiązany do aktywnego i systematycznego uczestnictwa w zajęciach.
5. Obecność uczestników zajęć kontrolowana jest każdorazowo przez instruktorów prowadzących i odnotowywana w dzienniku zajęć lub na liście obecności.
6. W zajęciach nie biorą udziału rodzice ani opiekunowie prawni małoletnich uczestników zajęć, chyba że wymagają tego specjalne potrzeby dziecka.
7. Uczestnik zajęć zobowiązuje się dostosować do wytycznych instruktora (np. dotyczących zachowania, stroju itp.).
8. Listy obecności/dzienniki zajęć są deponowane po zajęciach w Informacji (OCK) / Recepcji (ODK Zasole) i przechowywane do celów sprawozdawczych przez okres do 12 miesięcy po zakończeniu zajęć.
IV. Opieka i bezpieczeństwo uczestników
1. Podczas zajęć uczestnik znajduje się pod opieką instruktora prowadzącego.
2. Rodzic/opiekun prawny jest zobowiązany odebrać dziecko w wieku do 10 lat włącznie bezpośrednio po zajęciach. W przypadku dzieci powyżej 10 lat Rodzic/ opiekun prawny składa pisemne oświadczenie o zgodzie lub braku zgody na samodzielny powrót dziecka do domu.
3. Uczestnikom zajęć nie wolno opuszczać pomieszczenia, w którym odbywają się zajęcia bez wiedzy i zgody instruktora prowadzącego.
4. OCK nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie zdarzenia i wypadki z udziałem uczestników zajęć zaistniałe przed i po zakończeniu zajęć.
5. Uczestnicy zajęć zobowiązani są do przestrzegania ogólnie przyjętych norm społecznych wobec innych osób, przepisów przeciwpożarowych, porządkowych i bezpieczeństwa.
6. Uczestnicy zajęć zobowiązani są do przestrzegania Regulaminu Obiektu Oświęcimskiego Centrum Kultury, dostępnego na stronie www.ock.org.pl
7. Uczestników i instruktorów obowiązują Standardy ochrony małoletnich – dokument dostępny na www.ock.org.pl
8. W przypadku jakiegokolwiek zagrożenia uczestnicy zajęć obowiązani są do stosowania się do poleceń instruktora lub innego pracownika OCK.
9. Zajęcia wyjazdowe, występy, koncerty poza budynkiem i terenem OCK wymagają dodatkowej zgody rodzica/opiekuna prawnego małoletniego uczestnika zajęć (Zgoda na wyjazd / wyjście dziecka poza OCK – stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu, Zgoda na wyjazd dziecka za granicę – stanowi załącznik nr 5.1 do Regulaminu ).
V. Ochrona danych osobowych
Oświęcimskie Centrum Kultury reprezentowane przez Dyrektora instytucji informuje uczestników zajęć, warsztatów, sekcji i kół a w przypadku osób niepełnoletnich ich opiekunów prawnych o przetwarzaniu danych osobowych w formie poniższej klauzuli informacyjnej:
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych dalej zwane: RODO) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, informujemy, iż:
1. Administratorem danych zawartych na karcie uczestnictwa w zajęciach zgodnie z regulaminem jest organizator zajęć tj. Oświęcimskie Centrum Kultury [OCK] przy ulicy J. Śniadeckiego 24, 32-600 Oświęcim. Dane kontaktowe: telefon +48 33 842 25 75, e-mail: ock@ock.org.pl
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą można się kontaktować na adres e-mail iod@ock.org.pl lub korespondencyjnie na dane adresowe administratora z dopiskiem „dla IOD”.
3. Dane osobowe dorosłego uczestnika zajęć i dane osobowe niepełnoletniego uczestnika wraz z danymi jego opiekuna prawnego podane w karcie będą przetwarzane w celu zapisu i uczestnictwa w zajęciach organizowanych przez OCK oraz w zawiązku z realizacją i przebiegiem zajęć i w tym celu możliwości kontaktu z uczestnikiem lub opiekunem prawnym uczestnika niepełnoletniego – dziecka. Ponadto dane osobowe podane przy dokonywaniu płatności będą przetwarzane w celach rozliczeniowych za zajęcia, a także w celach archiwizacyjnych i rozliczalności wymaganej przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 o ochronie danych osobowych.
Dane osobowe w formie wizerunku mogą być przetwarzane przez administratora w celach podejmowanych działań promocyjno-informacyjnych o realizowanych zajęciach, polegających na publikowaniu w mediach i prasie prac, wizerunku uczestników tych zajęć w formie zdjęcia lub fotorelacji.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
– art. 6 ust. 1 e) RODO – wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, który przetwarza dane osobowe w zakresie: imię, nazwisko, wiek lub rok urodzenia, adres zamieszkania w związku z wypełnianiem zadań statutowych instytucji kultury w oparciu o Ustawę z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
– art. 6 ust. 1 a) RODO – zgoda uczestnika dorosłego lub w przypadku osoby niepełnoletniej jego opiekuna prawnego na uczestnictwo w zajęciach i przetwarzanie danych osobowych w tym danych kontaktowych, wizerunku.
– art. 6 ust.1 lit c) RODO – obowiązek prawny nałożony na administratora w zakresie rozliczalności odpłatności za zajęcia, archiwizowania dokumentacji księgowej, merytorycznej;
– art. 6 ust. 1 lit f) RODO – usprawiedliwiony interes administratora w zakresie rozliczalności wymaganej przepisami ochrony danych osobowych oraz w przypadku dochodzenia roszczeń i obrony przed nimi;
– art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku w przypadku zezwolenia przez uczestnika dorosłego lub rodzica, opiekuna prawnego względem osoby niepełnoletniej na rozpowszechnienie, jeśli formuła zajęć będzie przewidywała działania z wykorzystaniem wizerunków uczestników zajęć;
5. Podanie danych osobowych w karcie uczestnictwa jest dobrowolne i dotyczy tylko tych danych, które są niezbędne do zorganizowania i przeprowadzenia zajęć, powiadomienia o zmianach w planie zajęć, czy o innych nagłych zdarzeniach mających wpływ na zajęcia, a także niezbędne do wystawienia dokumentu na potrzeby rachunkowe. Brak podania wymaganych danych uniemożliwia uczestnictwo w zajęciach.
6. Przechowywanie danych osobowych:
– dane imię, nazwisko, wiek [rok urodzenia] oraz adres zamieszkania uczestnika zajęć w karcie uczestnictwa i dzienniku zajęć będą przechowywane zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zajęcia zostały zakończone;
– w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody będą one przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba, że administrator dokona wcześniej usunięcia tych danych wskutek ustania ich celu przetwarzania np. dane kontaktowe poza wskazanymi w pkt. 6 jako pierwsze będą usunięte do 30 dni licząc od dnia planowanego zakończenia zajęć. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażonej zgody na dalsze przetwarzanie danych kontaktowych do przyszłych kontaktów ze strony instytucji kultury dane te będę przetwarzane nie do czasu wycofania zgody lub nie dłużej niż do 3 lat licząc końca roku, w którym wyrażona została zgoda w zależności, które ze zdarzeń nastąpi jako pierwsze.
– w zakresie prowadzonej przez administratora rozliczalności [np. w formie ewidencji] wymaganej przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 o ochronie danych osobowych [RODO].
– w przypadku danych osobowych na dokumentach na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych będzie przetwarzana przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
7. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty, z którymi administrator danych zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO np. w zakresie świadczenia usług IT, hostingowych, teleinformatycznych, pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych lub inne podmioty działające na odrębnych przepisach prawa jak organy kontrolne, nadzorcze, jeśli wykażą interes prawny w dostępie do tych danych.
8. Uczestnikowi zajęć, a w przypadku osoby niepełnoletniej jej opiekunowi prawnemu, przysługuje prawo do dostępu do swoich danych osobowych oraz do otrzymania ich kopii, prawo do sprostowania [poprawiania] swoich danych, uzupełnienia, uaktualnienia i ich usunięcia oraz prawo ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania danych. W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, osobie, która ją wyraziła przysługuje prawo do wycofanie zgody w każdym czasie bez wpływu na zgodność przetwarzania z prawem, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
W celu zgłoszenia realizacji swoich praw należy się kontaktować na dane podane w pkt. 1 lub 2 klauzuli lub przedstawić, dostarczyć osobiście żądanie w siedziby OCK.
Administrator zrealizuje przysługujące osobie, której dane dotyczą prawa w zależności od podstawy prawnej i celu przetwarzania tych danych i w odniesieniu do innych przesłanek RODO lub ciążących obowiązków prawnych wynikający z odrębnych przepisów krajowych zwalniających Administratora z obowiązku realizacji żądań osoby. W takim przypadku osoba składająca żądanie otrzyma zwrotną informację o powodach niezrealizowania przysługującego jej prawa.
9. Osobie, której dane dotyczą w związku z niezgodnym przetwarzaniem jej danych osobowych przysługuje prawo wniesienia skargi bezpośrednio do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych [dane kontaktowe do UODO: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531-03-00, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl, infolinia 606-950-000].
10. Dane osobowe uczestników dorosłych, a w przypadku uczestników niepełnoletnich ich dane i ich opiekunów prawnych nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej z zastrzeżeniem sytuacji, gdy wyrażona zostanie zgoda na publikowanie wizerunku uczestników zajęć na fanpage na FB, Instagramie, YouTube wówczas dane osobowe będą przekazywane poza UE.
11. Administrator nie przetwarza danych osobowych uczestników zajęć w sposób opierający się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
VI. Postanowienia ogólne
1. OCK nie ponosi żadnej odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez uczestników zajęć w holach, salach zajęć i innych pomieszczeniach OCK.
2. Uciążliwi – utrudniający korzystanie z zajęć, nie przestrzegający regulaminu, uczęszczający na zajęcia nieregularnie – uczestnicy zostaną skreśleni z listy uczestników danych zajęć, jeśli nie odniosą skutku wcześniejsze słowne upomnienia, a uiszczona opłata za dany miesiąc zajęć nie podlega zwrotowi.
3. Każdy zespól artystyczny/sekcja zainteresowań może dodatkowo określić na piśmie i przekazać do wiadomości i stosowania przez uczestników zajęć wewnętrzne zasady obowiązujące w danej grupie, zaakceptowane przez Dyrektora OCK.
4. Instruktor jest odpowiedzialny za uczestników tylko podczas trwania zajęć w pracowniach i salach. W drodze na zajęcia i po ich zakończeniu odpowiedzialność za bezpieczeństwo podopiecznych względem osób niepełnoletnich spoczywa na opiekunach prawnych, a względem osób dorosłych – na nich samych.
5. Regulamin obowiązuje z dniem podpisania. Wszelkie kwestie sporne nie ujęte w Regulaminie ostatecznie rozstrzyga Dyrektor instytucji.
Oświęcim, 1.07.2024